Una creciente y gran parte de nuestras comunicaciones se conecta en línea (ya se ha movido). Esto es especialmente cierto para la correspondencia comercial. Y si en la comunicación personal podemos pagar mucho, como errores tipográficos, vocabulario informal y calcomanías, en el lugar de trabajo todo es mucho más complicado. Cómo hacer que sus correos electrónicos se abran solo por su propio bien, y debido a que los mensajes en Telegram no se rompen demasiado, lea nuestro artículo.

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Correo electrónico

A pesar de la opinión predominante de que el correo electrónico debería morir en la era de los mensajeros instantáneos, durante aproximadamente 40 años ha seguido siendo una forma efectiva de comunicación empresarial . En primer lugar, probablemente debido a su naturaleza oficial. Bueno, si el personaje es oficial, entonces los requisitos aquí serán específicos:

• Tema. Es extremadamente desagradable recibir cartas en las que solo se ve el nombre del remitente. Cuando tienes un buen centenar (en el mejor de los casos) de cartas no leídas, solo quieres saltearte esto. Asegúrese de completar el campo del tema. Realmente debería coincidir con el contenido del texto.
• Saludos y saludos. Por supuesto, si estamos hablando de correspondencia oficial, entonces el saludo debe ser formal: “Buenas tardes, Ivan”, “Hola, Sergey”. Si la carta se escribe al destinatario por primera vez, tiene sentido presentarse como un par de líneas. Sin embargo, en este bloque de la carta, lo principal es respetar el tiempo , el suyo y el del destinatario. Corto pero educado.
• Contenido Por lo general, una carta tiene dos propósitos: informar sobre algo u ofrecer algo. En el primer caso, debe transmitir brevemente, pero de manera informativa, un estilo de información para transmitir su mensaje. Por lo general, esto no es un problema. Los problemas surgen en otro caso, cuando quieres algo del interlocutor. Pero muy a menudo tales cartas no contienen ningún llamamiento claro. Por alguna razón, los autores creen que su interlocutor debería estar al tanto de todo. No Esta es en realidad su tarea. Coloque el llamado a la acción al final de la carta, como su conclusión lógica.
• Firma Ella debe ser Incluso en la forma clásica “Saludos, …” También en este bloque puede especificar contactos adicionales si está listo para comunicarse a través de otros canales de comunicación.

Y, por supuesto, errores tipográficos. Antes de enviar una carta, vuelva a leerla cuidadosamente y corrija posibles errores y errores tipográficos.

Mensajeros instantaneos

Los mensajeros tienen algunas ventajas sobre el correo electrónico. Son más convenientes, más rápidos, inicialmente sugieren un estilo de comunicación menos formal, brindan la oportunidad de compartir archivos rápidamente. Pero sus ventajas imponen ciertas restricciones:

• Brevedad Los mensajeros, a diferencia del correo electrónico, están diseñados para el intercambio instantáneo de información. Y, por lo tanto, sus mensajes deben ser lo más concisos y significativos posible.
• Urgencia. Use mensajería instantánea cuando necesite una respuesta urgente y no pueda esperar hasta que la línea llegue a su correo electrónico. Respeta el tiempo de otra persona, escribe en una ocasión realmente importante.
• Emoji No los use en correspondencia comercial. En primer lugar, porque no sabes cómo los interpretan otras personas. Si aún necesita transmitir emoción, seleccione emoji con mucho cuidado y concisión.
• Errores tipográficos Si no está escribiendo a un amigo cercano, aún debe releer el texto antes de enviarlo. A veces no es usted quien tiene la culpa de los errores, sino la Autocorrección. ¿Pero a quién le importa del otro lado?
• Mensajes de audio. No los uses. La ventaja de un mensaje de texto es que puede leerse en todas las condiciones. Mientras que escuchar una grabación a veces es muy difícil, por ejemplo, en una habitación ruidosa. Como resultado, su mensaje simplemente puede ser olvidado.
• Imita a la otra persona. Por lo general, un par de mensajes son suficientes para comprender el estilo del interlocutor. Estén atentos: esto simplificará la conversación y brindará una comprensión más mutua.

Y nunca esperes una reacción instantánea. A pesar de la mayor eficiencia que el correo electrónico, los mensajeros instantáneos aún no implican una respuesta instantánea. Una persona leerá el mensaje en un momento conveniente y responderá de la misma manera.

Llamadas

Ya sea que se trate de llamadas telefónicas o llamadas a través de mensajería instantánea, tienen una función importante: analizar rápidamente algún problema en tiempo real. Si alguien decidió no escribirle, sino llamar, este es probablemente un asunto importante y urgente.

Las llamadas telefónicas también proporcionan una mayor variedad de comunicación de la que sería posible en el texto, por lo que son buenas para discutir temas complejos o delicados cuyas sutilezas pueden perderse en el texto. Aquí hay algunas sugerencias útiles:

• Preséntate y luego pregunta con quién estás hablando. Esta es una etiqueta telefónica común. Comience cada llamada comercial con: “Hola, este es (su nombre completo) de (su organización y / o nombre). ¿Es este (nombre y cargo de la persona)? “Si no sabe quién es la otra persona, puede preguntar:” ¿Con quién estoy hablando? “
• Escucha más de lo que dices, pero escucha activamente. Esto significa aclarar, hacer preguntas, hacer un balance.
• Tómese un descanso Después de que el interlocutor haya terminado la frase, haga una pausa por unos momentos. Esto le da la oportunidad de agregar algo extra sin interrumpirlo.
• Evita el silencio prolongado. Por otro lado, no permita que estas pausas se retrasen. El interlocutor puede pensar que colgó o no prestó atención.

Por cierto, tomar notas es muy útil. Siempre que esté realizando una conversación de negocios por teléfono, mantenga cerca un bloc de notas o abra la aplicación correspondiente para que no pierda el tiempo buscándolo si necesita escribir algo.

Videollamadas

Este es un compromiso entre una llamada telefónica y una reunión personal. Muy característico de nuestro mundo súper ocupado. Ayuda a incorporar mensajes no verbales en la conversación , lo que mejora en gran medida la eficiencia de la comunicación. Pero aquí debes seguir ciertas reglas:

• Pon tu apariencia en orden. Esto significa que debe vestirse como lo haría para una reunión personal. No hable con un cliente potencial en una camiseta o albornoz.
• Haz una llamada en un lugar privado. Esto ayudará a evitar ruidos innecesarios para usted y su interlocutor, así como para otras personas.
• No haga otras cosas en la computadora durante una conversación. Esto mostrará su falta de respeto por el interlocutor. Máximo: tome una nota breve.
• Asegúrate de tener un internet estable. Será muy decepcionante malinterpretar al interlocutor debido a fallas de conexión. Esto no siempre está en tus manos, pero aún así debes estar preparado para ese giro.
• Tenga cuidado con la comunicación no verbal. No agites los brazos demasiado fuerte delante de la cámara. Pero aún así trate de mantener el contacto visual y sonría si es necesario.

Y en conclusión, notamos que teniendo en cuenta el hecho de que no siempre puede ver a su interlocutor en línea, la probabilidad de malentendidos en esta forma de comunicación aumenta significativamente. Por lo tanto, debe tener mucho cuidado con lo que escribe o dice. Sea atento y educado, y es poco probable que se encuentre en una situación incómoda.

Buena suerte